Privacyverklaring

Wij kunnen ons bedrijf niet uitoefenen zonder bepaalde persoonsgegevens te verwerken. De bescherming van de privacy van onze leden, klanten en bezoekers van onze website is voor ons van essentieel belang.

Stichting Wetenschap Balans (hierna te noemen SWB) –  Privacy beleid in 10 uitgangspunten

1. We hebben één klantendatabase en delen uw persoonsgegevens uitsluitend binnen SWB en de netwerk onderdelen van SWB
2. We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend zodat wij diensten en producten kunnen aanbieden.
3. We gebruiken uw persoonsgegevens ook voor marketing, statistische analyse en het tegengaan van fraude.
4. We verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derde partijen zonder geldige reden.
5. We beveiligen onze ICT infrastructuur adequaat en monitoren de systemen pro actief.
6. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig om u van dienst te kunnen zijn.
7. We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verkregen.
8. We mogen zelf bepalen hoe lang we persoonsgegevens bewaren. Na afloop van een bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we persoonsgegevens meteen.
9. We gebruiken geanonimiseerde (medische) persoonsgegevens voor historische, statistische en/of  preventiedoeleinden, dan wel voor (medisch) wetenschappelijk onderzoek. Deze gegevens zijn niet te herleiden tot individuele personen.
10. We respecteren uw privacy volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

SWB privacy statement

SWB behandelt én beveiligt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten/leden en bezoekers van onze website is voor ons van essentieel belang. Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en op de daarop gebaseerde Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen. SWB heeft een privacy beleid ontwikkeld. Daarin vindt u meer informatie over onze visie op privacy-compliance.

SWB verwerkt uw persoonsgegevens voor het aangaan/aanbieden van diensten en producten. De verwerkte persoonsgegevens kunnen per dienst en per product verschillen. We gebruiken uw persoonsgegevens ook om onze producten en diensten te verbeteren en af te stemmen op uw persoonlijke situatie, wensen en behoeften gedurende uw loopbaan als (para)medisch zorgprofessional.

In ons privacy beleid  leest u welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u  onze website bezoekt, wanneer u gegevens met ons deelt via sociale media of op een andere manier contact met ons zoekt. Ook leggen we in ons privacy beleid uit waarvoor we persoonsgegevens gebruiken, wie toegang hebben tot uw gegevens en dat we uw persoonsgegevens beperkt met derden delen.

Contact

Voor vragen of opmerkingen over dit privacy statement en het hieronder opgenomen privacy beleid kunt u contact opnemen met ons via info@swbalans.nl

SWB is een diverse organisatie – wat doen wij

Algemeen

SWB is een ANBI stichting en functioneert binnen een netwerk structuur. De instellingen binnen het netwerk zijn verschillende juridische entiteiten met eigen verantwoordelijkheden onder de geldende privacy wet- en -regelgeving.

Deze privacy statement geldt voor Stichting Wetenschap Balans

Eindverantwoordelijke

SWB is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming eindverantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen SWB. SWB voldoet aan privacy wet- en -regelgeving en zorgt ervoor dat ook uw persoonsgegevens die bij SWB bekend zijn in overeenstemming hiermee verwerkt worden.

Uitwisselen van persoonsgegevens

Binnen SWB slaan wij uw persoonsgegevens op in een centrale klantendatabase (CRM-bronsysteem).

SWB verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van diensten, op grond van een wettelijke verplichting of in geval van fraude. Voor de uitvoering van bepaalde SWB-diensten en -producten maakt SWB gebruik van geselecteerde derde partijen. Ook met die partijen wisselt zij persoonsgegevens uit, maar uitsluitend die gegevens die noodzakelijk zijn om de dienst of het product aan u te kunnen leveren of uit te voeren. Met die derde partijen sluit SWB een verwerkersovereenkomst, waarin afspraken staan vermeld over de verwerking van uw persoonsgegevens en de beveiliging daarvan.

De persoonsgegevens die in onze centrale klantendatabase (CRM-bronsysteem) staan, zijn uitsluitend toegankelijk voor SWB en geen derde partijen, tenzij daar wettelijke, functionele of organisatorische beperkingen (zogeheten Chinese Walls) voor bestaan.

Deze persoonsgegevens gebruiken we voor de uitvoering van SWB-diensten en -producten, het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, activiteiten gericht op de vergroting van het klantenbestand,  statistische analyses en onderzoek, om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen en om de veiligheid en de integriteit van de sector, onze organisatie, medewerkers en cliënten te waarborgen. Ten slotte gebruiken we deze persoonsgegevens om u te kunnen informeren over relevante producten en diensten van SWB of derde partijen.

SWB  heeft haar ICT-infrastructuur adequaat beveiligd en monitort haar systemen pro actief. SWB heeft een doorontwikkeld informatiebeveiligingsbeleid.

Al onze medewerkers zijn bovendien verplicht om uw gegevens geheim te houden op grond van de met hen gesloten arbeidsovereenkomst.

Welke persoonsgegevens verzamelt SWB

Algemeen

SWB verzamelt voor de volgende vier categorieën uw persoonsgegevens:

a. Producten en diensten
b. Communicatie
c. Digitale media
d. Sociale media en andere gegevens die u met ons deelt

a. Producten en diensten

Voor uw aanvraag legt SWB de persoonsgegevens vast die u aan ons of onze netwerk samenwerkingspartners verstrekt. Deze gegevens kunnen per product of dienst verschillen en kunnen onder meer bestaan uit uw naam, adres en woonplaats, uw e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum.

SWB legt niet meer persoonsgegevens vast dan noodzakelijk (dataminimalisatie). Sommige van deze gegevens kwalificeren we als bijzondere persoonsgegevens. Zie daarover par. 3.2.

Bij de levering van onze producten en diensten leggen we ook gegevens vast, zoals het type en de looptijd van de overeenkomst

b. Communicatie

Via de website, onze apps, sociale media of de telefoon kunt u contact zoeken met onze medewerkers en kunt u vragen stellen. Om uw vragen te beantwoorden gebruiken we uw contactgegevens. We registreren uw vragen in onze systemen. Om u goed van dienst te kunnen zijn, hebben onze medewerkers toegang tot centraal opgeslagen (klant)gegevens.

Onze websites zijn beveiligd om misbruik en cybercrime te voorkomen. SWB-medewerkers die uw persoonsgegevens op grond van hun rol of functie kunnen inzien, zijn op grond van hun arbeidsovereenkomst verplicht deze geheim te houden. Maakt u gebruik van sociale media om met ons te communiceren, dan kan SWB niet instaan voor de bescherming van de gegevens die u via (onbeveiligde) sociale media met ons deelt. Wij delen geen vertrouwelijke informatie met u via onbeveiligde sociale media.

Wees voorzichtig met de apparaten die u gebruikt voor online diensten en mobiele apps en tref zelf de nodige beveiligingsmaatregelen.

c. Digitale media

Als u onze websites bezoekt of onze apps gebruikt, dan registreren we bepaalde gegevens van u en over u. Zoals uw IP-adres, uw internet-serviceprovider, de browser die u gebruikt, de webpagina’s die u bezoekt, de dag en het tijdstip van uw bezoek en in het voorkomende geval de website die u heeft doorverwezen naar de SWB-website.

Als het noodzakelijk is voor een functie van een SWB-app, dan gebruiken we met uw toestemming ook uw locatiegegevens. U kunt uw toestemming hiervoor ieder moment intrekken via de SWB-app of via de instellingen van uw eigen mobiele telefoon.

d. Sociale media en andere gegevens die u met ons deelt
Afhankelijk van de voorkeuren die u hebt ingesteld op sociale mediasites, kunnen bepaalde persoonsgegevens met SWB worden gedeeld als u gebruik maakt van sociale media. Wij ontvangen dan bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum en gegevens over uw interesses. Voor meer informatie over welke gegevens wij ontvangen en het aanpassen van de door u ingestelde voorkeuren, raden we u aan om de website en het privacy beleid van de betreffende sociale media-aanbieder te raadplegen.

Waar gebruikt SWB uw persoonsgegevens voor

Algemeen

SWB gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Producten en diensten
b. Gerichte marketing
c. Wet- en regelgeving
d. Communicatie
e. Statistisch onderzoek

Producten en diensten

SWB verwerkt de gegevens die u verstrekt bij uw aanmelding om uw aanvraag in behandeling te kunnen nemen en te beoordelen. Om uw aanvraag te beoordelen, kunnen we ook andere bronnen gebruiken.

De beoordeling van uw aanvraag kan (deels) via een geautomatiseerde verwerking plaatsvinden, ook als de aanvraag van een SWB-dienst of -product tot een weigering of afwijzing leidt. Indien u dat wilt, bespreken we met u de reden van de weigering of afwijzing.

Na goedkeuring van uw aanvraag, gebruiken we uw gegevens om de overeenkomst te administreren en onze producten en diensten aan u te leveren. Zo gebruiken we uw contactgegevens om u de lesstof e.d. toe te sturen.

Ten slotte gebruiken we uw gegevens voor de verzorging van eventuele online diensten.

Gerichte marketing

SWB kent een klantcontactstrategie en wil haar klanten gedurende hun levensloop als (para)medisch zorgprofessional relevante producten en diensten aanbieden en alleen (e-mail)berichten sturen met nieuws en aanbiedingen van netwerkpartners van SWB die relevant en/of interessant kunnen zijn.

Onze berichten versturen we via verschillende digitale kanalen, zoals e-mail, apps, sociale media. SWB kan uw e-mailadres gebruiken voor advertenties op bepaalde sociale media zoals Facebook. Hiermee zorgen we ervoor dat alleen onze klanten en gebruikers SWB-berichten te zien krijgen. Wilt u niet dat we uw e-mailadres voor dit doel gebruiken, dan kun u dit aangeven via info@swbalans.nl.

Wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving kunnen ons er ook toe verplichten om gegevens over u aan een overheidsinstelling, een toezichthouder e.d. door te geven. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of een opsporingsinstantie.

Communicatie
De gegevens die we verzamelen als wij contact met u hebben, gebruiken we om uw vragen te beantwoorden en u te adviseren over de producten en diensten van SWB.

Statistisch onderzoek
SWB doet onderzoek naar trends in het gebruik van onze producten en diensten, websites, apps, sociale media en de voorkeuren van onze (potentiële) klanten/leden. Voor dit doel combineren en wisselen we binnen SWB netwerk instellingen de volgende gegevens uit:

• Gegevens die u aan ons verstrekt, zoals uw naam, adres, geslacht, geboortedatum of leeftijd.
• Gegevens die we vastleggen bij de aankoop van een product en dienst, zoals het soort opleiding en duur.
• Gegevens die we vastleggen als u contact met ons zoekt, zoals de vragen die u stelt.
• Gegevens die u met ons deelt, zoals uw sociale mediaprofiel en ingevulde klantonderzoeken en vragenlijsten.
• Gegevens over uw gebruik van en interactie met onze digitale media.
• Geaggregeerde gegevens die we ontvangen uit openbare bronnen (zoals het kadaster, CBS, Kamer van Koophandel) of van derden.

Voor statistisch onderzoek gebruikt SWB uitsluitend geaggregeerde gegevens, die zijn losgekoppeld van uw naam en e-mailadres. De onderzoeksresultaten rapporteren we uitsluitend op geaggregeerd niveau en zijn niet te herleiden tot individuele personen. De resultaten van dit onderzoek gebruiken we om onze producten en diensten te evalueren en te verbeteren. Zonder uw toestemming gebruiken we deze gegevens niet voor specifiek op u gerichte marketingactiviteiten.

Aan wie verstrekken we uw gegevens

SWB verstrekt persoonsgegevens aan:

a. Samenwerkingspartners
b. Overheidsinstellingen, toezichthouders, accreditatie instellingen e.d.
c. Leveranciers

a. Samenwerkingspartners

Sommige producten en diensten bieden we aan in samenwerking met partners. Voor deze derde partijen is SWB actief als intermediair. Bijvoorbeeld andere opleidngs of onderzoek instellingen. Voor een actueel overzicht verwijzen wij u naar onze websites.

Aan onze samenwerkingspartners verstrekken we uitsluitend de gegevens die zij nodig hebben om hun producten en diensten aan u te kunnen leveren.

b. Overheidsinstellingen, toezichthouders, accreditatie instellingen e.d.

Alleen als SWB wettelijk verplicht is haar medewerking te geven, verstrekken we uw persoonsgegevens aan overheidsinstellingen en toezichthouders, maar ook accreditatie organen.

c. Leveranciers

SWB schakelt derde partijen in voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. Die partijen verkrijgen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de uitbestede werkzaamheden te kunnen uitvoeren (dataminimalisatie). SWB heeft met de door haar ingeschakelde derden de vereiste contractuele en organisatorische afspraken gemaakt om te waarborgen dat zij uw persoonsgegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden verwerken. Deze afspraken zin vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

Zij zijn gebonden aan de gesloten verwerkersovereenkomsten, maar ook aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Beveiliging en bewaartermijnen

SWB heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze gegevens. SWB heeft ook een werkproces ingericht op het registreren en behandelen van een eventueel data lek. Indien u twijfelt of een bericht, app of website van SWB afkomstig is of u hebt een zwakke plek ontdekt in onze dienstverlening of beveiliging, neemt u dan alstublieft contact op met info@swbalans.nl. Wij streven naar continue verbetering van onze organisatie.

Tenzij wij verplicht zijn om op grond van wet- of regelgeving uw gegevens langer te bewaren, bewaart SWB uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens zijn verkregen en verder worden verwerkt. Hoe lang we bepaalde gegevens bewaren, is afhankelijk van de aard van de gegevens, hoe lang de persoonsgegevens nodig zijn voor het doel waarvoor we deze hebben verzameld of worden gebruikt. SWB is een organisatie die uiteenlopende diensten en producten aanbiedt. De bewaartermijn van de persoonsgegevens kan dus per doel en per SWB-product of -dienst sterk verschillen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. SWB mag zelf bepalen hoe lang zij persoonsgegevens bewaart. Na afloop van een bewaartermijn verwijdert, anonimiseert en/of archiveert SWB de persoonsgegevens. In specifieke gevallen kunnen we uw gegevens nog wel langer bewaren voor bijvoorbeeld de afwikkeling van een klacht of een lopende juridische procedure.

Gearchiveerde en geanonimiseerde (medische) persoonsgegevens gebruiken we na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische, statistische en/of  preventiedoeleinden, dan wel voor (medisch)wetenschappelijk onderzoek. Deze gegevens zijn niet te herleiden tot individuele personen.

Omgevingen en social media buiten SWB

Onze websites en apps kunnen links bevatten naar omgevingen van derden, waaronder sociale media-aanbieders. Als u deze links volgt, verlaat u onze beveiligde websites en apps. Dit SWB privacy beleid is niet van toepassing op websites, apps of sociale media van derden. Het gebruik van deze websites, apps en sociale media zijn uw eigen verantwoordelijkheid.

Voor meer informatie over hoe deze derden met uw gegevens omgaan, raden we u aan om de privacy statements van deze derden te raadplegen (indien aanwezig).

Veel sociale media-aanbieders zijn buiten de Europese Unie gevestigd of slaan uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie op. Hierdoor is het mogelijk dat uw  persoonsgegevens niet op hetzelfde niveau zijn beschermd als binnen de Europese Unie.

Uw privacy rechten

Als klant/lid (of gebruiker van onze digitale media) hebt u de volgende privacy rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

a. Recht van inzage
b. Recht op rectificatie
c. Recht om gegevens te laten verwijderen
d. Recht van bezwaar
e. Recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde verwerking
f.  Recht op overdraagbaarheid of data portabiliteit

Als u gebruikt wilt maken van deze door de wet aan u gegeven privacy rechten, neemt u dan contact op met SWB info. SWB kan voor de hieruit voortvloeiende werkzaamheden een (geringe) kostenvergoeding aan u vragen.

a. Recht van inzage
U hebt het recht te weten of uw persoonsgegevens door SWB worden verwerkt, welke dat zijn en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt.

b. Recht op rectificatie
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze niet juist zijn.

c. Recht om uw gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid)
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (wissen) als uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt of omdat u uw toestemming voor de verwerking hebt ingetrokken en SWB geen andere rechtsgrond (meer) heeft voor de verwerking.

SWB kan haar medewerking aan verwijdering van de gegevens (tijdelijk) weigeren als zij wettelijk verplicht is een  een gesloten dossier nog gedurende een bepaalde termijn te bewaren. In specifieke gevallen kunnen we uw gegevens langer bewaren voor bijvoorbeeld de afwikkeling van een klacht, een claim of een juridische procedure. Hierover informeren wij u.

d. Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens door SWB als uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Zo kunt u bijvoorbeeld bezwaar maken tegen het gebruik van uw  persoonsgegevens voor statistisch onderzoek. U kunt uw keuze op ieder moment aanpassen.

e. Recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde verwerking
U hebt het recht om bij geautomatiseerde verwerkingen, waarvoor u niet expliciet uw toestemming hebt gegeven en die tot een weigering of afwijzing leiden, uw standpunt kenbaar te maken en het recht om dit geautomatiseerde besluit ter discussie te stellen. Indien gewenst bespreken we met u de reden van de weigering of afwijzing.

f. Recht op overdraagbaarheid of data portabiliteit
U hebt het recht de door u aan SWB verstrekte persoonsgegevens in ‘gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm’ aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een verzekeraar of andere financieel dienstverlener) over te dragen of rechtstreeks te laten overdragen. Denkt u hierbij aan:

• gegevens waarvoor u destijds toestemming heeft moeten geven;
• persoonsgegevens die u zelf bij SWB heeft aangeleverd of;
• gegevens die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomst tussen u en SWB.

Wijzigingen

Dit privacy statement en het privacy beleid kunnen worden gewijzigd. De actuele versie staat online. Wij adviseren u dit statement en het beleid daarom regelmatig te raadplegen. Dit document is op 18 april 2019 vastgesteld en door de directie van  SWB en het Bestuur van SWB.

Voor vragen over dit privacy statement kunt u contact opnemen met info@swbalans.nl.